Ведение кадрового делопроизводства
Экспертиза состояния кадровой документации
Восстановление кадровой документации
Вопросы кадрового консалтинга
Штатное расписание - это организационно- правовой документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности у данного работодателя (для организации -в соответствии с ее учредительными документами).
Штатное расписание является обязательным организационно-правовым документом, предусмотренным ст. 57 ТК РФ. Его отсутствие может повлечь за собой для работодателя и (или) руководителя организации серьезные последствия в виде административных штрафов на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Исходя из ст. 57 ТК РФ, штатное расписание служит основанием для установления наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах. На основе штатного расписания занимаются вакантные штатные единицы и определяется размер оплаты труда работника.
Назначение штатного расписания заключается также в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по п.2 ст.81 ТК РФ (сокращение численности штата или штата работников организации, индивидуального предпринимателя) работодатель мог доказать в суде, что у него не было возможности трудоустроить этого работника и что него увольнение было законным, т.е. не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление работе при сокращении численности или штата работников (ст. 179 ТК РФ).
При заполнении граф унифицированной формы штатного расписания необходимо обратить внимание на следующие моменты.
1. Наименование организации. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в е учредительных документах. При этом допускается использование сокращенного наименования организации, если это правило закреплено в положении (инструкции) по делопроизводству.
2. Регистрационный номер документа. Если штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с применением буквенно-цифровой индексации (например, "1-шр").
3. Дата документа. Дата составления штатного расписания не всегда совпадает со временем вступления его в силу, поэтому в унифицированной форме предусмотрено две графы: "Дата составления" и "Штатное расписание на период с "____" ________ 20___г.", т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.
4. Наименование и коды структурных подразделений. Наименования структурных подразделений можно расположить в алфавитном порядке или по степени их функциональной важности (например, сначала управленческие, затем производственные подразделения, административно-технические). Наименования структурных подразделений следует указывать в соответствии с наименованиями, закрепленными в соответствующих локальных нормативных актах. Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных организаций).
5. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. В трудовом законодательстве термины "профессия" и "должность" применяются для обозначения характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника, первый термин используется для рабочих, а второй термин - для служащих. Выделяют три категории служащих: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
6. Количество штатных единиц. Количество штатных единиц - это количество единиц по каждой штатной должности (специальности, профессии), предусмотренной штатным расписанием. Как правило, количество штатных единиц в организациях, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями, а коммерческая организация или индивидуальный предприниматель определяют их самостоятельно. Количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание не полной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5;2,75 и пр.
7. Тарифная ставка (оклад). Тарифной ставкой признается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Под окладом (должностным окладом) понимается фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
8. Надбавки. В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и иные поощрительные выплаты), установленные действующим трудовым законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень), а также введенные по усмотрению работодателя (например, связанные с режимом или условиями труда). Конкретный размер доплат, надбавок устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, и оговаривается в трудовом договоре.
9. Всего. Согласно пояснению в верхней части таблицы унифицированной формы штатного расписания требуется указать общую сумму граф 58 - оклада (тарифная ставка) и надбавки, - умноженную на количество штатных единиц.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 (далее - Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты), при невозможности заполнить графы 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах).
Все графы штатного расписания должны быть обязательно заполнены, допускаются пустоты только в графе "Примечание".
Штатное расписание подписывается только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации.
Штатное расписание относится к документам, утверждаемым приказом (распоряжением) руководителя организации. Для этого в отдельной графе унифицированной формы № Т-3 проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы. В приказе (распоряжении), в его констатирующей части, указываются основания утверждения нового штатного расписания.
Штатное расписание является обязательным организационно-правовым документом, предусмотренным ст. 57 ТК РФ. Его отсутствие может повлечь за собой для работодателя и (или) руководителя организации серьезные последствия в виде административных штрафов на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Исходя из ст. 57 ТК РФ, штатное расписание служит основанием для установления наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах. На основе штатного расписания занимаются вакантные штатные единицы и определяется размер оплаты труда работника.
Назначение штатного расписания заключается также в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по п.2 ст.81 ТК РФ (сокращение численности штата или штата работников организации, индивидуального предпринимателя) работодатель мог доказать в суде, что у него не было возможности трудоустроить этого работника и что него увольнение было законным, т.е. не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление работе при сокращении численности или штата работников (ст. 179 ТК РФ).
При заполнении граф унифицированной формы штатного расписания необходимо обратить внимание на следующие моменты.
1. Наименование организации. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в е учредительных документах. При этом допускается использование сокращенного наименования организации, если это правило закреплено в положении (инструкции) по делопроизводству.
2. Регистрационный номер документа. Если штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с применением буквенно-цифровой индексации (например, "1-шр").
3. Дата документа. Дата составления штатного расписания не всегда совпадает со временем вступления его в силу, поэтому в унифицированной форме предусмотрено две графы: "Дата составления" и "Штатное расписание на период с "____" ________ 20___г.", т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.
4. Наименование и коды структурных подразделений. Наименования структурных подразделений можно расположить в алфавитном порядке или по степени их функциональной важности (например, сначала управленческие, затем производственные подразделения, административно-технические). Наименования структурных подразделений следует указывать в соответствии с наименованиями, закрепленными в соответствующих локальных нормативных актах. Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных организаций).
5. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. В трудовом законодательстве термины "профессия" и "должность" применяются для обозначения характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника, первый термин используется для рабочих, а второй термин - для служащих. Выделяют три категории служащих: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
6. Количество штатных единиц. Количество штатных единиц - это количество единиц по каждой штатной должности (специальности, профессии), предусмотренной штатным расписанием. Как правило, количество штатных единиц в организациях, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями, а коммерческая организация или индивидуальный предприниматель определяют их самостоятельно. Количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание не полной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5;2,75 и пр.
7. Тарифная ставка (оклад). Тарифной ставкой признается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Под окладом (должностным окладом) понимается фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
8. Надбавки. В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и иные поощрительные выплаты), установленные действующим трудовым законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень), а также введенные по усмотрению работодателя (например, связанные с режимом или условиями труда). Конкретный размер доплат, надбавок устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, и оговаривается в трудовом договоре.
9. Всего. Согласно пояснению в верхней части таблицы унифицированной формы штатного расписания требуется указать общую сумму граф 58 - оклада (тарифная ставка) и надбавки, - умноженную на количество штатных единиц.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 (далее - Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты), при невозможности заполнить графы 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах).
Все графы штатного расписания должны быть обязательно заполнены, допускаются пустоты только в графе "Примечание".
Штатное расписание подписывается только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации.
Штатное расписание относится к документам, утверждаемым приказом (распоряжением) руководителя организации. Для этого в отдельной графе унифицированной формы № Т-3 проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы. В приказе (распоряжении), в его констатирующей части, указываются основания утверждения нового штатного расписания.
